الأرشيف الورقي مش بس بياخد مساحة — هو بيخلّي المعلومة صعبة الوصول، ومعرّضة للضياع والحريق والرطوبة، ومستحيل تتراجع أو تتدقّق بسرعة. الأرشفة الرقمية بتحوّل الورق ده لملفات تقدر تدوّر جواها بالنص، وتتحكم مين يشوف إيه، وترجعلها في تانية بدل نص ساعة في دولاب.
أغلب الشركات بتفتكر إن مشكلة الأرشيف هي المساحة، فبتنقله لمخزن أبعد وتفتكر إنها حلّت. المشكلة الحقيقية بتبان أول ما حد يطلب مستند من ٣ سنين: ساعات بحث، وأحيانًا ما بيتلاقيش. ومع التحوّل للفاتورة الإلكترونية والتدقيق الرقمي، الشركة اللي أرشيفها ورق بتبقى في موقف صعب قدام أي مراجعة.
مسح المستند بيطلّع صورة. الأرشفة بتطلّع ملف منظّم: نص قابل للبحث بالتعرّف الضوئي على الحروف، اسم ملف متولّد من محتوى المستند نفسه، وتصنيف تلقائي حسب النوع والتاريخ والجهة. الفرق بين الاتنين هو الفرق بين أرشيف تقدر تستخدمه وأرشيف رقمي بس لسه صعب الوصول.
التحوّل لمنظومة الفاتورة الإلكترونية في مصر خلّى الأرشفة الرقمية شرط عملي مش رفاهية. الشركة محتاجة ترجع لمستنداتها بسرعة، وتقدر تثبت سلامة السجل، وتحتفظ بالمستندات المؤيّدة بصيغة مقروءة. إحنا بنساعدك تبني الأرشيف بالشكل ده من الأول بدل ما تتعامل معاه كمشروع طارئ وقت المراجعة.
بنبدأ بعيّنة: كام صندوق، أنواع المستندات، حالة الورق، والمقاسات. من العيّنة بنحدّد الجهاز المناسب وسرعة الإنجاز المتوقّعة وتكلفة المشروع. التنفيذ يا إما عندك بأجهزة بتشتريها ويفضلوا ملكك، يا إما عندنا كخدمة رقمنة. الشركات اللي عندها أرشيف بيكبر باستمرار الأنسب ليها تمتلك الجهاز.
أيوه. التعرّف الضوئي على الحروف بيدعم العربي والإنجليزي، والبحث بيشتغل باللغتين جوّه نفس الملف. جودة النتيجة بتعتمد على وضوح الأصل — المستندات المطبوعة نتيجتها ممتازة، والمكتوبة بخط اليد بتحتاج مراجعة.
على خوادمك الداخلية أو على السحابة — القرار ليك وبيعتمد على سياسة البيانات عندك. كتير من العملاء في القطاعات الحسّاسة بيفضّلوا التخزين الداخلي، وده مدعوم بالكامل.
الاتنين متاحين. لو الأرشيف كمّية محدودة مرة واحدة، الخدمة أوفر. لو بيكبر باستمرار — فواتير، عقود، ملفات موظفين — امتلاك الجهاز بيرجع تكلفته بسرعة. بنقولك أنهي الاتنين أنسب بعد العيّنة.
كلّمنا وفريق ITCO هيرشّحلك الأجهزة والحلول المناسبة لحجم شغلك وميزانيتك.
